Cette réunion est convoquée en application du IV de l'article 12 des statuts de l'association. Le quorum est fixé à 3 dirigeantes et dirigeants présents.
Cette réunion est convoquée dans le cadre des réunions du bureau mensuel, par habitude le troisième jeudi du mois.
La réunion débuta à 19h25 et prit fin à 21h51.
Les personnes présentes étaient :
Procurations :
Ordre du jour (envoyé en 2 mails) :
Les points sont détaillés suivant la temporalité de la réunion et non vis à vis de l'ordre du jour.
Le texte est disponible sur https://wiki.auro.re/fr/meetings/rdb/2022-04-21 .
Le procès-verbal est approuvé à l'unanimité.
Détails du vote :
Raphaël Tran, agent vie culturelle du CROUS, est sur le principe d'accord pour nous financer un baby-foot. Cependant, il souhaite que le foyer reste en permanence ouvert si il héberge du matériel CROUS. Après lui avoir fait remarquer l'incompatibilité de cette disposition avec l'onéreux matériel d'Aurore présent, il propose une armoire avec serrure, mais la logistique semble compliquée.
Une convention sera de toute façon nécessaire à tout changement de paradigme dans l'utilisation du foyer, puisque c'est le CROUS qui nous demande actuellement de garder fermés les foyers sans responsables.
Raphaël Tran recherche également des étudiants référents par résidence, cirrus_RoD va être volontaire, pour faire aussi bien les liens CROUS-résidence et CROUS-Aurore.
Samedi 2 semaines après cette réunion, cirrus_RoD propose de faire un barbecue pour réssusiter la vie de résidence.
Un premier budget fut voté dans une réunion antérieure sans qu'aucune estimation ne soit conduite en amont.
Entre temps, du porte-à-porte à permis de trouver une bonne dizaine de personnes intéressées.
Il est proposé au vote de revisiter le budget à 150€.
Le nouveau budget est approuvé à majorité simple.
Détails du vote :
Rappel du contexte : Nous avons (enfin) pu obtenir un rendez-vous à la banque il y a environs trois semaines. Le système informatique demande de renseigner un président et un trésorier, le banquier n'a pas voulu accepter un bureau horizontal comme le nôtre et a saisi le service juridique.
Comme nous ne croyons pas à une réponse du service juridique d'ici le lendemain de cette réunion, date limite de temps de traitement donné par le banquier, nous nous préparons à relancer la banque une semaine après cette réunion.
Si la banque nous le demande, il est possible de donner des prérogatives nominativement pour que certains dirigeantes et dirigeants puis représenter Aurore auprès de la banque, mais cela doit être voté en conseil d'administration.
Parallèlement, nous avons un autre problème avec la banque. 2 codes sur les 5 des cartes bleues ont été perdus lors de la passation de trésorerie. Nous avons demandé lors du rendez-vous à la banque de réenvoyer les codes, mais ceux-ci ne sont jamais arrivés (tout comme certains courriers pour Federez). Après une rapide enquête, aucun courrier non distribué n'a été retrouvé, il faudrait donc parler avec un veilleur de nuit à 21h, au début de la ronde qui correspond à la distribution du courrier.
Aurore ne dispose pas de numéro de TVA intracommunautaire.
Un de nos fournisseurs, FS (câbles et équipements passifs en cuivre et fibre optique), nous a demandé de régulariser notre situation auprès d'eux en leur en fournissant un.
Il semble qu'il soit possible d'obtenir un tel numéro en tant qu'association indépendamment de notre assujettissement aux impôts sur les sociétés.
Nous avons donc entamé les démarches auprès du SIE (service des impôts des entreprises) de Massy, compétente ratione loci. Cette dernière nous a renvoyé vers le service contentieux de la DDFiP de l'Essonne, en charge des associations.
Le service contentieux nous a à son tour indiqué que le SIE était compétent pour l'attribution du numéro. Forts de cette réponse, avons donc contacté de nouveau le SIE, mais n'avons pas encore obtenu de réponse.
Des relances vont être effectuées.
Une panne a touché tous les adhérents du 3 au 5 mai, qui a entraîné :
Le dernier geste commercial effectué par Aurore fut l'année dernière pour une coupure d'internet de plus de 24h
Est soumis au vote la proposition de faire un geste commercial.
Le geste commercial est rejeté.
Détails du vote :
Jetz va les relancer d'ici très peu de temps, il faudrait vraiment faire les réunions avant fin juin.
Après une petite frayeur, des dirigeants proposent de faire des doubles des clefs d'Aurore afin de garantir de pouvoir ouvrir n'importe quel local ou matériel de l'association même en cas de perte d'un trousseau de clef tel qu'il soit.
Est proposé au vote un budget de 600€ pour réaliser les doubles adéquats
Le budget est approuvé à l'unanimité.
Détails du vote :
Afin d'encadrer nos futures interactions avec l'association réseau de CentraleSupélec, il nous faut rédiger une convention. Certains dirigeants ont fait une première version : https://nextcloud.auro.re/s/egGFe4yzgqWyo7X .
Le seule remarque faite par les autres dirigeants concerne les 15€ de frais de pénalité. Il ne parait pas comme une bonne idée d'avoir un prix fixe, mais pour ne pas devoir proposer de méthode de calcul (le but est de conserver au maximum la simplicité), il est proposé de faire une majoration (ce qui financièrement dans le pire des cas revient à un status quo).
Un résumé oral de cette réunion fut présenté, les informations qu'il contenait sont disponibles dans la version écrite du compte rendu de ladite réunion.
Par manque de temps, ce point ne fut pas abordé
Ce point est critique pour la survie de l'association. Le 8 juillet 2019, le CROUS de Versailles, l'université Paris-Saclay et Aurore signaient une convention d'occupation de l'espace public afin de pouvoir fournir internet dans des locaux CROUS (la convention https://nextcloud.auro.re/s/PGFf52Aqig2YSW3 et son annexe https://nextcloud.auro.re/s/gYM8zDr9r6kLice).
La convention prévoie une expiration au bout de 3 ans, ie prend fin cet été, nous avons donc depuis décembre dernier lancé une demande de renouvellement.
Si possible, nous aimerions, dans les avenants nécessaires à la reconduction, modifier certains points de la convention :
Madame Boistey propose 2 ans de reconductions tels quel, mais cela ne nous arrange pas trop, car :
Monsieur Tengue a proposé 3 dates pour faire une réunion, Antoine Tom et Gauthier sont intéressés pour y participer.