L'association Aurore est dirigée collégialement (tant sur le plan technique qu'administratif). Pour cela, des réunions ont lieu régulièrement, permettant de discuter des problèmes survenus, des propositions des membres, et de délibérer.
Par ailleurs, Aurore est aussi partie de diverses conventions avec d'autres organisations. Des réunions sont organisées avec elles.
Pour essayer de normaliser la prise de compte rendus, il existe quelques règles pratiques :
- les ordres du jour sont rédigés via HedgeDoc au format : https://hedgedoc.auro.re/odj-{ca,ct,rdb,…} (anciennement https://hedgedoc.auro.re/aaaa-mm-jj-odj-{ca,ct,rdb,…}) ;
- les notes de compte rendus sont prises via HedgeDoc au format : https://hedgedoc.auro.re/aaaa-mm-jj-{ca,ct,rdb,…}.
Il est important d'ajouter le tag
Auroreà la fin des documents HedgeDoc afin de faciliter les recherches ultérieurs.Enfin, le compte rendu final est rédigé en Markdown et stocké dans ce wiki (et non au format PDF) dans la page
meetings/{ca,ct,rdb,…}/aaaa-mm-jj. Il est recommandé d'utiliser le modèle de compte rendu.
Les assemblées générales regroupent tous les membres de l'association, et leurs décisions sont souveraines (elles seulent peuvent notamment dissoudre l'association).
Une assemblée générale, dite ordinaire, se réunit une fois par an, afin d'élire les nouveaux membres du conseil d'administration.
Les compte rendus d'assemblée générale doivent être rédigés avec grand soin. En effet, il est dans la majorité des cas nécessaire de les transmettre à l'État (voir sur ce sujet la page dédiée aux démarches administratives de gestion de l'association).
Les conseils d'administration décident des grandes orientations de l'association et autorisent les engagements budgétaires d'un montant élevé.
Certains conseils d'administration peuvent modifier la liste des dirigeants de l'association ou encore son siège social, et devront donc être transmis à l'État (voir la section relative aux assemblées générales).
Le bureau assure la gestion de l'association. Il peut engager des dépenses d'un montant faible. Il fait aussi office d'instance disciplinaire dans certaines situations.
Il doit se réunir au moins une fois tous les 2 mois.
Le collège technique est responsable de la gestion technique de l'association.
Les réunions du collège technique se tiennent usuellement mensuellement, afin de borner la durée des réunions.
Le pôle évènementiel est responsable de l'animation et de la gestion de la vie associative des résidences où Aurore opère.
Cette commission, instaurée par la convention passée entre Aurore et le Crans en 2019 (voir à ce titre la page dédiée).